RADUNI Guidatreffen - Organizzatori
Tipologia e durata del radunoQuando si programma un raduno – qualunqe sia la sua durata in termini di tempo – in fase di annuncio é consigliabile ideare un “sottotitolo”, che lo caratterizzi e faccia immediatamente intuire il tipo di proposta fatta.
A titolo di puro esempio: “cavalcata” può indicare un giro che supera i 250 km); “mangiata” indica che si privilegia il ritrovo attorno ad un tavolo e che il giro viene contenuto entro i 100/150 km); “culturale” indica che il ritrovo é mirato a visitare uno , o più luoghi d'interesse storico/artistico e che il treffen è costituito da tappe di trasferimento da un posto all’altro); “ naturalistico” indica che la natura lungo il percorso è il punto forte della giornata; ecc.
Come vedete si possono creare combinazioni come “cavalcata nella natura”, “mangiata nella natura", ecc..
A titolo di puro esempio: “cavalcata” può indicare un giro che supera i 250 km); “mangiata” indica che si privilegia il ritrovo attorno ad un tavolo e che il giro viene contenuto entro i 100/150 km); “culturale” indica che il ritrovo é mirato a visitare uno , o più luoghi d'interesse storico/artistico e che il treffen è costituito da tappe di trasferimento da un posto all’altro); “ naturalistico” indica che la natura lungo il percorso è il punto forte della giornata; ecc.
Come vedete si possono creare combinazioni come “cavalcata nella natura”, “mangiata nella natura", ecc..
- raduno standard: 1 gg (il tempo, dal momento del ritrovo in poi, é necessariamente limitato, pertanto é ragionevole pensare un giro di max 200/250 km);
- raduno standard week-end: 2/3 gg (tenendo conto del tempo necessario per l' "avvicinamento" dei partecipanti, una volta sul posto sarebbe ragionevole pensare ad un un chilometraggio complessivo di max 250/300 km per un treffen di 2 giorni, e di 300/400 km per quelli di 3 giorni);
- Raduno Nazionale: 3-4 gg, sfruttando - se possibile - i ponti tra Maggio e Giugno (il/i giorno/i di giro vero e proprio sarebbe meglio che non superassero i 250/300 km).
Distanza da casaVaria da socio a socio, ma abbiamo ormai constatato dove si concentra la maggioranza dei soci; volenti, o nolenti, è un dato di fatto da tenere in considerazione quando si valuta il probabile successo del treffen in termini di "partecipazione".
Abbiamo visto che i treffen di un giorno, hanno avuto maggior successo, se il punto del ritrovo dista fra i 200 e i 300 km da casa; pensate sempre che a questi si devono necessariamente aggiungere altrettanti chilometri per ritornare ( stanchi ma contenti) a casa, oltre a quelli eventualmente previsti per l'itinerario del treffen.
Per i raduni da più giorni è bene ipotizzare su distanze medio lunghe (es. nazionale) la mattina e primo pomeriggio di avvicinamento per raggiungere il punto di ritrovo e poi – facoltativo – un giretto in loco non superiore a 100 km.
In caso di particolare lontananza dei più dal luogo di ritrovo, é bene lasciare che per loro il primo giorno sia interamente dedicato all'avvicinamento. Per coloro che arrivano da più vicino sarà, invece, possibile prevedere un giro già dal primo giorno.
Fatte le debite eccezioni, il consiglio generale é comunque sempre quello di non esagerare con la lunghezza chilometrica dei percorsi.
Abbiamo visto che i treffen di un giorno, hanno avuto maggior successo, se il punto del ritrovo dista fra i 200 e i 300 km da casa; pensate sempre che a questi si devono necessariamente aggiungere altrettanti chilometri per ritornare ( stanchi ma contenti) a casa, oltre a quelli eventualmente previsti per l'itinerario del treffen.
Per i raduni da più giorni è bene ipotizzare su distanze medio lunghe (es. nazionale) la mattina e primo pomeriggio di avvicinamento per raggiungere il punto di ritrovo e poi – facoltativo – un giretto in loco non superiore a 100 km.
In caso di particolare lontananza dei più dal luogo di ritrovo, é bene lasciare che per loro il primo giorno sia interamente dedicato all'avvicinamento. Per coloro che arrivano da più vicino sarà, invece, possibile prevedere un giro già dal primo giorno.
Fatte le debite eccezioni, il consiglio generale é comunque sempre quello di non esagerare con la lunghezza chilometrica dei percorsi.
VerifichePrima di organizzare un raduno é opportuno verificare che nella zona prescelta:
- non ci siano eventi che possano “rovinare la nostra festa” o metterci in difficoltà ( hotel completi, giro di'italia, concerti, manifestazioni...) e non siano stati organizzati altri raduni motociclistici, per cui le autorità locali non possano destinarci personale eventualmente necessario;
- non debbano esser richieste autorizzazioni per il transito e la sosta in luoghi particolari (parchi, riserve, centri storici, ecc.;
- sia certa la percorribilità delle strade pubbliche, scelte per gli itinerari.
Sono controlli importanti, che vanno eseguiti sino all'ultimo momento, perché, per esempio, l'improvvisa chiusura al traffico di una strada per l'esecuzione di lavori può creare sgradevoli ritardi e, addirittura impedire lo svolgimento del treffen.
- non ci siano eventi che possano “rovinare la nostra festa” o metterci in difficoltà ( hotel completi, giro di'italia, concerti, manifestazioni...) e non siano stati organizzati altri raduni motociclistici, per cui le autorità locali non possano destinarci personale eventualmente necessario;
- non debbano esser richieste autorizzazioni per il transito e la sosta in luoghi particolari (parchi, riserve, centri storici, ecc.;
- sia certa la percorribilità delle strade pubbliche, scelte per gli itinerari.
Sono controlli importanti, che vanno eseguiti sino all'ultimo momento, perché, per esempio, l'improvvisa chiusura al traffico di una strada per l'esecuzione di lavori può creare sgradevoli ritardi e, addirittura impedire lo svolgimento del treffen.
Base (pernottamento)Salvi casi particolari (per es. treffen di più giorni, lungo e complesso) é bene individuare e utilizzare un'unica base per tutto il treffen, adeguata ad ospitare tutti i partecipanti e, possibilmente, situata in luoghi non troppo isolati, che impediscano di svolgere attività ricreativa anche all'esterno della struttura ospitante (passeggiate in paese/città, frequentazione di locali pubblici, ecc.).
ProgrammaSalvo inconvenienti e cambiamenti obbligati dell'ultima ora, dovrebbe esser definito e pubblicato almeno 2 mesi prima dell’evento. Inoltre, é sempre meglio studiare un piano “B” in caso di imprevisti (improvviso forte maltempo, strada chiusa senza preavviso delle autorità, ecc.).
E' bene cercar di concentrare il “clou” del treffen in 1 gg (se il treffen é di 3 gg) o in 2 gg (se é di 4 gg) e così via; nei treffen di 1 gg il momento culminante si svolge prima di pranzo e subito dopo (cioé più o meno nell'arco di 5 ore); per il chilometraggio vale quanto detto sopra: 200/250 km su strade normali e, magari, di montagna, o comunque impegnative, sono già sufficientemente appaganti....
A treffen iniziato, è preferibile non modificare improvvisamente - se non in caso di necessità sopravvenuta e, comunque, sempre dandone immediata e adeguata comunicazione agli interessati - gli itinerari previsti nel programma, per garantire agli iscritti, che non siano giunti per tempo al punto di partenza, la possibilità di unirsi al gruppo lungo la strada.
E' bene cercar di concentrare il “clou” del treffen in 1 gg (se il treffen é di 3 gg) o in 2 gg (se é di 4 gg) e così via; nei treffen di 1 gg il momento culminante si svolge prima di pranzo e subito dopo (cioé più o meno nell'arco di 5 ore); per il chilometraggio vale quanto detto sopra: 200/250 km su strade normali e, magari, di montagna, o comunque impegnative, sono già sufficientemente appaganti....
A treffen iniziato, è preferibile non modificare improvvisamente - se non in caso di necessità sopravvenuta e, comunque, sempre dandone immediata e adeguata comunicazione agli interessati - gli itinerari previsti nel programma, per garantire agli iscritti, che non siano giunti per tempo al punto di partenza, la possibilità di unirsi al gruppo lungo la strada.
Pranzi, cene, merende e spuntiniMangiare è piacevole, ma le pause di rifocillamento durante i percorsi in moto non debbono trasformarsi in pantagrueliche abbuffate, che sono deleterie per i tempi necessari per concludere l'itinerario, ma, soprattutto, per la sicurezza di guida.
Se l’evento è di più giorni, è bene che gli appuntamenti eno-gastronomici principali della giornata si svolgano la sera.
Dunque, se il treffen ha come principale scopo una bella mangiata a pranzo, saremo tutti consci di esser di fronte a "autostrada+breve giro+lunga mangiata+fuga a casa"; mentre, in caso di treffen di maggior durata, il pranzo – anche se piuttosto importante e, magari, in locale "tipico" – non dovrebbe essere troppo pesante.
Anche per i treffen di 1 gg si potrà ipotizzare uno spuntino sostanzioso, che – se la lunghezza dell'itinerario lo richiede – permetta tempi di svolgimento minori e, quindi, consenta di risalire velocemente in sella.
Le merende possono essere utli se lo spuntino è stato davvero molto "contenuto", altrimenti la semplice pausa per il caffè è sicuramente preferibile.
Se l’evento è di più giorni, è bene che gli appuntamenti eno-gastronomici principali della giornata si svolgano la sera.
Dunque, se il treffen ha come principale scopo una bella mangiata a pranzo, saremo tutti consci di esser di fronte a "autostrada+breve giro+lunga mangiata+fuga a casa"; mentre, in caso di treffen di maggior durata, il pranzo – anche se piuttosto importante e, magari, in locale "tipico" – non dovrebbe essere troppo pesante.
Anche per i treffen di 1 gg si potrà ipotizzare uno spuntino sostanzioso, che – se la lunghezza dell'itinerario lo richiede – permetta tempi di svolgimento minori e, quindi, consenta di risalire velocemente in sella.
Le merende possono essere utli se lo spuntino è stato davvero molto "contenuto", altrimenti la semplice pausa per il caffè è sicuramente preferibile.
Comunicazione e briefingL'organizzatore ha il dovere di offrire approfondite informazioni e - se del caso - costanti aggiornamenti ai partecipanti su ogni aspetto relativo allo svolgimento del treffen; fra tali informazioni non dovranno mancare telefono e email dell'organizzatore, in modo da poter essere contattato dai partecipanti per ogni necessità.
La sera - prima che inizino gli eventuali intrattenimenti - è bene che l’organizzatore illustri, almeno brevemente, cosa si farà il giorno dopo.
La sera - prima che inizino gli eventuali intrattenimenti - è bene che l’organizzatore illustri, almeno brevemente, cosa si farà il giorno dopo.
Intrattenimenti
Nei treffen della durata di almeno due giorni, è bello sapere che ci siamo organizzati per divertirci insieme la sera a cena e dopo cena.
Quindi...... sotto con la fantasia !!! Tanto con eventi in hotel, quanto con eventi esterni, preferibilmente............... senza moto.
Nei treffen della durata di almeno due giorni, è bello sapere che ci siamo organizzati per divertirci insieme la sera a cena e dopo cena.
Quindi...... sotto con la fantasia !!! Tanto con eventi in hotel, quanto con eventi esterni, preferibilmente............... senza moto.
GadgetsNon sono obbligatori ma certamente graditi; non importa il loro valore economico, ma che siano icona e memoria della giornata che avete organizzato per i vostri amici.
Se l'organizzatore desidera sostenere personalmente la spesa per i gadgets, nessun problema.
Se l'organizzatore intende domandare al Club di fornire un contributo economico, anche parziale, per l'acquisto dei gadgets, dovrà concordare con il Consiglio Direttivo tutti i termini dell'iniziativa.
Se l'organizzatore desidera sostenere personalmente la spesa per i gadgets, nessun problema.
Se l'organizzatore intende domandare al Club di fornire un contributo economico, anche parziale, per l'acquisto dei gadgets, dovrà concordare con il Consiglio Direttivo tutti i termini dell'iniziativa.
Iscrizioni e prenotazioniSarebbe meglio chiuderle circa un mese prima con acconto versato. I ritardatari (per qualunque ragione) si accomoderanno se sarà ancora possibile.
In caso di pioggia.... Se con il meteo "si mette male", non facciamo gli eroi o i cocciuti nel voler a tutti i costi rispettare un itinerario: non si rischia...programma o non programma... si pensa ad un alternativa o si rientra in albergo.......
